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6 erreurs à éviter dans la rédaction de vos courriels!

En tant que professionnel des relations publiques, l’usage de courriels électroniques comme moyen d’échange fait partie de notre quotidien. Bien qu’il soit simple de cliquer sur la touche Répondre et Envoyer, encore faut-il savoir comment bien rédiger ses courriels! Voici donc les 6 principales erreurs qui selon moi, sont à éviter lors de la rédaction de vos écrits électroniques. Prenez des notes!

La surutilisation du Copie Carbone (Cc)

Nous l’avons tous vécu. Une chaîne de message sans fin où 3 à 4 personnes sont en Cc, mais où seulement deux personnes sont concernées. Bien sûr, cet outil est parfois très utile et indispensable, mais il est important de l’utiliser au bon moment et de s’assurer que chaque personne en Cc a raison d’y être. Nous recevons assez de courriels dans une journée, si nous pouvons nous en éviter 3-4, ce sera au moins ça!

La surutilisation des points de suspension

Il est important de se mettre dans la peau de la personne qui lira votre courriel. Les points de suspension sont souvent matière à interprétation négative. En fonction du contexte et du sujet, ils peuvent témoigner un soupir, une réticence, une hésitation ou toute autre émotion négative. Ainsi, pour empêcher des malentendus ou une interprétation erronée du message que l’on veut véhiculer, évitez de les surutiliser.

Ne signer qu’avec ses initiales

C’est un phénomène que nous remarquons de plus en plus. Ça fait moins formel, plus accessible bref, plus cool! Je l’avoue, moi aussi j’aime ça. Cependant, avant de ne signer que mon prénom, je m’assure de bien connaître la personne et que celle-ci a toutes mes informations importantes en sa possession.

À noter qu’il est encore temps de prendre des notes :)!

Les fautes d’orthographe

C’est tout simplement inacceptable. Prendre le temps de se relire est très important, et au besoin, utiliser un logiciel qui vous donnera un coup de main dans vos structures de phrases et vos fautes d’orthographe. Rien à ajouter!

S’adresser à la mauvaise personne

Cette erreur est un peu une continuité du point précédent. Prendre le temps de se relire et, de grâce, s’assurer que le prénom et nom de la personne sont bien écrits et que c’est réellement à celle-ci que vous souhaitez vous adresser. Cela vous évitera des situations bien embarrassantes.

Les courriels sans fin

Les courriels de type « roman » c’est non! Pourquoi? Car personne n’a le temps de les lire et le superflu fera en sorte que votre destinataire se perdra dans votre courriel et oubliera les informations clés que vous souhaitez lui transmettre. Soyez donc concis et structuré dans vos propos. Au besoin, utiliser le caractère gras ou le soulignement pour bien séparer vos idées.

Et dites-vous que dans le pire des cas, le téléphone existe toujours! Mais ça aussi il y a des bonnes et des mauvaises pratiques, on pourrait s’en parler longtemps ;)!

Roxanne

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